Садржај
- 01. Утишајте небитне разговоре
- 02. Држите ствари приватним помоћу поверљивог режима
- 03. Радите ван радног времена и закажите пошту
- 04. Уштедите време припремљеним одговорима
- 05. Користите више адреса
- 06. Обавезно пропустите нешто важно
- 07. Ознака, етикета, етикета
- 08. Уштедите кликове помоћу тастерских пречица
- 09. Набавите експериментално
Од покретања 2004. године, Гмаил нас је освојио преко 1,4 милијарде да бисмо постали најкоришћенији светски провајдер е-поште. То је углавном захваљујући његовом интуитивном интерфејсу и погодној синхронизацији са другим Гооглеовим производима попут Диска и Календара. Међутим, чињеница да се увек развија и додаје нове алате значи да има много сјајних могућности које многи од нас тек треба да открију.
Ево водича кроз неке од најкориснијих функција о којима можда не знате и како могу да вас учине продуктивнијим. Да бисте додатно повећали продуктивност, погледајте наш водич за алате које би сваки графички дизајнер требало да има.
01. Утишајте небитне разговоре
Можда добијате превише прекида. Често се може догодити да вас неко копира у ланац е-поште са неколико других људи, који сви почињу да се увлаче у одговоре који можда немају никакве везе са вама. Нема проблема; Гмаил вам омогућава да утишате разговор, тако да га више нећете чути ако не желите.
Одабиром е-поште и куцањем иконе са три тачке на горњој траци можете утишати даље одговоре. Они ће се аутоматски архивирати, тако да се неће појавити у вашем примарном сандучету, али и даље их можете пронаћи помоћу претраге ако у неком тренутку требате да навратите да бисте проверили шта се догађа док сте имали мало мира и тишине.
02. Држите ствари приватним помоћу поверљивог режима
У покушају да заштити осетљиве поруке од неовлашћеног приступа, Гмаил је увео функцију која је раније била доступна само на корпоративним налозима е-поште. „Поверљиви режим“ вам омогућава да спречите примаоца поруке да проследи, копира, преузме или одштампа њен садржај, а чак вам омогућава да подесите тајмер тако да ће се е-пошта ефикасно самоуништити у изабрано време. Тајмер није видљив примаоцу, али значи да ће он или она моћи дуже да приступа садржају поруке када протекне време.
Наравно, не можете зауставити пријемник да направи фотографију или снимак е-поште, али поверљиви режим може спречити да неко случајно проследи вашу поруку и било који прилог другој особи, а функција истека може бити корисна ако желите да бисте покушали да спречите потенцијалне клијенте да се држе ваших предлога и потенцијално користе њихове делове у случају да не одлуче да ангажују ваше услуге. Да бисте га активирали, потражите икону катанца на дну док састављате пошту.
Слично корисна функција за преузимање е-поште је могућност поништавања слања. Ако случајно пошаљете поруку пре него што је била спремна, са копираним неким ко не би требало да буде, или, што је најчешће од свега, без предвиђеног прилога, можете да преузмете е-пошту из пријемног сандучета примаоца. Подразумевано време опозива је пет секунди, што захтева прилично брзе рефлексе, али у Сеттингс> Генерал, можете га повећати на до 30 секунди да бисте имали више времена за реакцију.
03. Радите ван радног времена и закажите пошту
Да ли клијенту треба да пошаљете накнадну поруку е-поште у тренутку када знате да ћете бити офлајн или радити на нечем другом? Нема потребе да физички притиснете сенд у тренутку када желите да е-пошта изађе. Гмаил вам омогућава да одлучите када желите да ваше поруке стижу у пријемно сандуче пријемника тако што ћете заказати датум и време када их састављате. Ово је посебно корисно ако радите необично или нередовно или радно време или у временским зонама или ако желите да се организујете и пишете поруке пре времена. Такође може послужити као безобразан трик да изгледате као да сте повезани и радите док правите паузу од екрана.
Ако сте у веб прегледачу, само кликните стрелицу поред Пошаљите у приказу састављања е-поште и изаберите Распоред слања. У мобилној апликацији кликните на три вертикалне тачке у горњем десном углу. Биће вам понуђене три брзе опције за заказивање једним кликом или опција за одабир било ког датума и времена. Имајте на уму да Гмаил можете да користите и без интернет конекције тако што ћете омогућити режим ван мреже, омогућавајући вам приступ Гмаилу и састављање е-порука које ће бити послате чим се поново повежете. Ову опцију можете пронаћи под Подешавања> Ван мреже.
04. Уштедите време припремљеним одговорима
Понекад исписујемо исте поруке изнова и изнова, било да је реч о једноставном „У реду, схватило“ или детаљнијем подсетнику или одговору на уобичајени упит. Ако откријете да сте послали много ових, нема потребе да пишете нацрте одговора за исецање и лепљење са другог места. Функција Гмаил шаблона може много мање посла представљати понављање рутинских порука.
Прво морате да омогућите функцију одласком на Подешавања> Напредно и кликом на радио дугме да бисте омогућили предлошке (не заборавите да кликнете Сачувај промене). Од тада, кад год куцате одговор на е-поруку у приказу нове поруке, можете да кликнете на три вертикалне тачке за Више опција како бисте тај одговор сачували као шаблон који ћете затим моћи поново користити у будућности (сваком шаблону дајте јасно име како бисте се сетили шта кажу).
Једном када направите шаблон, кад год одговорите на е-поруку, можете да кликнете на три вертикалне тачке да бисте је поставили као брзу опцију да бисте уштедели да морате да откуцате нови одговор. Такође можете да креирате филтере за аутоматско одговарање на одређене адресе е-поште помоћу шаблона. Радост!
05. Користите више адреса
Ако користите неколико Гмаил налога у различите сврхе, Гмаил олакшава пребацивање између њих. Можда то нисте приметили, али лако можете да прелазите са једног налога на други у Андроид апликацији једноставним превлачењем нагоре или надоле на икони Гоогле у горњем десном углу. Међутим, још једна корисна карактеристика Гмаил-а је та што такође можете ефикасно да креирате више адреса е-поште у оквиру једног налога.
Гмаил не препознаје тачке, велика слова или „+, Па ако је ваша адреса е-поште иоурнаме@гмаил.цом, поруке ће и даље стизати у вашу пријемну пошту ако су послате на иоурНАМЕ@гмаил.цом или иоур.наме@гмаил.цом, и тако даље. Можете било где додати тачку или велико слово или додати „+’На крају вашег имена (пре @) праћен додатним ликовима који вам се свиђају.
На пример, ако се бавите графичким дизајном и илустрацијом, адресу можете да наведете као иоурнаме+десигн@гмаил.цом и иоурнаме+иллустратион@гмаил.цом редом. У почетку ће све поруке стизати у ваше пријемно сандуче, али можете да поставите филтере који примењују различите ознаке на сваку, што вам омогућава да покренете више адреса из једног сандучета.
Да бисте то урадили, само кликните на икону зупчаника у горњем десном углу, одаберите Подешавања> Филтери и блокиране адресе> Направите нови филтер. Унесите своју измењену адресу у До поље, а затим кликните Направите филтер и провери Нанесите налепницу да, на пример, примените ознаку ’Дизајн’На све имејлове послате на иоурнаме+десигн@гмаил.цом.
Можете одабрати Никада не шаљите у нежељену пошту ако дајете адресу потенцијалним клијентима и плашите се да би њихова комуникација могла бити блокирана. Да бисте е-пошту слали са измењених адреса, можете их додати као псеудониме: идите на Подешавања> Рачуни и увоз> Додајте другу адресу е-поште.
06. Обавезно пропустите нешто важно
Понекад можете бити толико заокупљени својим послом да пропустите важан е-маил, али Гмаил дозвољава обавештења на радној површини без коришћења програма Оутлоок или Аппле Маил. Такође можете да одаберете да примате обавештења само за поруке означене са „Важно“ како бисте били сигурни да ћете бити ометани само када је то потребно.
Да бисте подесили обавештења, кликните икону зупчаника, идите на Подешавања, а затим се померите доле до Обавештења на радној површини. Такође, ако откријете да вам понекад недостају поруке које се шаљу у Гмаил-ова алтернативна поштанска пошта (Друштвени, Промоције и Ажурирања), можете да осигурате да иду у вашу примарну пошту тако што ћете искључити ове картице под Подешавања> Примљено, док ако желите да обезбедите поруке од одређених пошиљалаца, идите на Примарна, можете додати филтер у Филтери таб.
07. Ознака, етикета, етикета
Гмаил користи ознаке, а не директоријуме, да би нам пружио много већу флексибилност у начину организовања пријемног сандучета. Ознаке можете користити за организацију пројеката тако што ћете створити нову ознаку по пројекту, а затим архивирати ознаку када се пројекат доврши. То вам може помоћи да пратите шта се дешава, а истовремено ће сачувати евиденцију о свом раду и преписци ако се желите вратити то касније. За врхунску хигијену е-поште, такође можете одабрати да приказујете и сакривате различите налепнице како би одражавале тренутне приоритете.
08. Уштедите кликове помоћу тастерских пречица
Као и многе веб апликације и софтверски програми, Гмаил долази са широким опсегом задатих тастерских пречица које могу убрзати уобичајене токове посла. Уложите неколико минута у учење најкориснијег и дугорочно бисте могли да уштедите много више времена. Почните тако што ћете укључити пречице испод Сеттингс> Генерал и сачувајте промене.
Постоји читав низ пречица и Гоогле нуди а пуни слом, плус можете да прилагодите пречице да бисте користили тастере који ће вам се више допасти ако омогућите функцију у Подешавања> Напредно.
Да бисте брзо започели, неке од најкориснијих заданих вредности за уштеду кликова и омогућавање одмора миша или додирне табле укључују:
- Састави: ц
- Потражите поруке: /
- Одговорити: р
- Одговори свима: а
- Проследи: ф
- Означи тренутне поруке као непрочитане: Схифт + у
- Означи одабрану поруку као важну: =
- Архивирај изабрану поруку: е
- Пређи на следећу поруку у нити е-поште: н
- Прелазак на претходну поруку у нити е-поште: стр
- Искључи звук из разговора: м
- Уметни везу: Цомманд / цонтрол + к
- Шаљи имејл: Команда / контрола + Ентер
09. Набавите експериментално
Гмаил нуди функцију Лабс која вам омогућава да експериментишете са бета верзијама потенцијалних нових функција пре него што буду стандардно уведене. Ако ове функције буду функционисале и постале популарне, могле би се касније укључити у главни Гмаил интерфејс и заиста су многе од горе поменутих карактеристика започеле овде живот.
Наравно, неке функције можда никада неће успети и могу се укинути без најаве - таква је била судбина бизарне функције Гмаил наочара осмишљене да нас спречи да шаљемо поруке због којих бисмо могли зажалити након ноћи у граду, представљајући неколико математичких проблема као тест трезвености. Да бисте укључили експериментални приступ, једноставно кликните икону зупчаника у горњем десном углу, идите на Подешавања> Опште> Експериментални приступ, означите поље и кликните Сачувај промене.
