Садржај
Никад не заборавите да је посао са дизајном, па, посао. Што значи да морате да водите рачуна о свом времену, да пратите сате које сте потрошили на пројекту и да се побрините за наплату сваке секунде уноса који унесете у клијентски сажетак. Зашто је ово битно? Јер се креативци пречесто увлаче у додатне сате у пројекте који нису књижени. У ужурбаном окружењу, ово доводи до заостатака и уских грла која, ако се не означе, штете угледу и резултату предузећа. Исто се односи на мале студије и слободњаке који раде од куће - ако не можете да испоручите на време и по буџету, мало је вероватно да ћете поново бити ангажовани. Знати када треба радити, како радити и ко ради на ономе што је важно. Али подједнако важно је осигурати да будете плаћени за своје време.
Слично томе, држање пројеката на трагу и осигуравање да се испоштују у датом року више је него осигуравање да будете плаћени: то повећава вашу репутацију. Нико не запошљава лошег водоинсталатера, чак и ако поткопава конкуренцију својим цитатом. Исто се односи на креативце. Обавите посао добро, изведите га на време и добићете само позитивне препоруке.
Ово је заиста суштина изврсног управљања пројектима: синергија између тимова за рачуне који раде са клијентовим поднесцима и буџетима и креативних тимова који пуцају на све цилиндре. Иза свега овога често стоји тајно индустријско оружје агенције: менаџер пројекта или менаџер саобраћаја, који држи све на врху.
Па како врхунске агенције и студији управљају овом синергијом? „За мене желим да будем сигурна да разумем захтеве и очекивања других, па да онда то учиним заузврат“, каже Ким Цок, менаџерка студијског саобраћаја у Сик, агенцији са седиштем у Бристолу са списком клијената који укључује Банк оф Сцотланд, Ллоидс и Халифак.
„Између студија и тима за пружање услуга клијентима имам око 30 и више људи да се у сваком тренутку задовоље. Дакле, важно је да све ажурирам и одолим искушењу да прекомерно обећам. Много је боље поставити очекивања, а затим их прекомерно испоручити. Флексибилност је такође кључна - колико год желим да све буде унапред заказано, морам да будем спреман и вољан да променим све око себе у тренутку. “
Комуникација је краљ
Комуникација је кључни аспект успешног управљања пројектима. Постоји низ начина на које врхунски студији и агенције осигуравају да сви који су укључени у пројекат буду потпуно свесни свих његових захтева. Бројни софтверски пакети за управљање пројектима, као и методе попут Агиле - оквира који поставља сегментиране параметре и рокове - су чести. Али не треба занемарити ни брифинг предавања. „У дигиталном тиму имамо свакодневне станд-упове сваког јутра у 9:30“, објашњава Роб Лове, дигитални директор у Мр Б & Фриендс - агенцији која међу својим клијентима има Принципалити Буилдинг Социети, Уните Студентс и ББЦ. „Ово даје тиму прилику да разговара кроз своје оптерећење са остатком тима. Кључно је осигурати да сви разумеју своје задатке и одговорност за те задатке. “
Са ових састанака понекад постаје јасно да ће можда бити потребан додатни скуп руку како би се додала специјална вештина или испоручили ресурси потребни за испуњење одређеног рока. „Темпо пројеката на којима радимо, заједно са уравнотежавањем низа различитих потреба клијената, значи да су флексибилност и прилагодљивост пресудни за успех пројекта“, објашњава Лове. „Опет, комуникација је од суштинског значаја како би се осигурало да се ресурси могу прерасподијелити по потреби. Срећни смо што имамо изузетно добру базу слободне подршке на коју се можемо обратити и када је то потребно. “
Супер сетови вештина
Проналажење правих људи за посао такође није само регрутовање, то је тајна вештина менаџера пројекта. Познавање не само скупова вештина ваших сарадника, већ и њихових интересовања и страсти ван посла, може учинити да укратко заиста достигне свој потенцијал, како објашњава Лоцкет Аебисцхер, менаџер налога у компанији СомеОне: „Где је то могуће, покушавамо да проценимо студио ради интересовања и способности да бисте видели који тим је најбољи за сваки састанак. На пример, ако бисмо добили бриф о спортском бренду, покушали бисмо да га доделимо спортском ентузијасту, што значи да они желе да обаве посао и да су страснији и вреднији на том пројекту. “
Флексибилност значи знати у којим фазама ће пројекат вероватно захтевати додатну или специјалистичку помоћ - а затим га заказати. Росие Бреннан, друга менаџерка рачуна у компанији СомеОне, објашњава да познавање посебности тима значи да компанија може да се снађе кроз одређене фазе пројекта, пре него што људе пребаци на друге пројекте: „Више људи стављамо у фазу концепата пројекта, али једном рута је изабрана, ми поједностављујемо “, каже она.
„Срећни смо што имамо прилично велик тим са различитим снагама и способностима, па покушавамо да их искористимо кад год можемо. Наш старији дизајнер, који воли анимирање, често ће бити постављен на послове којима је, на пример, потребна анимација. “
Софтверска решења
Праћење захтева више пројеката, трошкова и кључних комуникација је место где долазе специјални софтвери и алати за управљање пројектима. Слацк брзо постаје комуникациони алат за креативна и развојна предузећа, са својом способношћу да креира нити порука и дели помоћ и информације .
„Користимо софтвер за управљање пројектима Синергист“, каже Цок. „Покрива све што је шест потребама - од резервација студија до цитата и финансијског извештавања. Заиста ми је лако да га користим за оно што ми треба. Могућност да се лако пребацујете и мењате резервације заиста помаже када се пројекти непрестано крећу. Такође волим да истражујем извештаје које генерише и да користим ове податке за побољшање начина рада. На пример, могу брзо да водим извештаје о времену за пројекте из претходних недеља, месеци и чак година, и да користим ове информације да бих предвидео које време студија ће вероватно бити потребно за будуће пројекте. “
Чак и пројекти којима се највише пажљиво управља могу се прекорачити - било додатним захтевима клијента или кашњењем у производњи. У тим случајевима менаџери пројеката и саобраћаја долазе на своје, делегирајући и преусмеравајући ресурсе како би се „борили против пожара у крајњем року“. Као и увек, комуникација остаје кључна. Знање о томе ко је на располагању за прерасподелу, на каква одлагања других пројеката могу утицати и, што је најважније, на то како кашњења могу пореметити планирани буџет и рок, пола је успеха.
Превенција панике
„Радимо недељне извештаје о статусу за многе наше клијенте, како би нам помогли да уочимо ове ситуације пре него што дођу у„ зону панике “, објашњава Бреннан. „Ако пројекат траје с временом - а ми то ретко радимо - или покушавамо да преговарамо о продужењу са клијентом или добијемо све руке да завршимо посао! Наш ‘бесплатни’ канал на Слацку добро дође и у оваквим тренуцима - ако дизајнер има времена, обавестит ће га о томе и бити уграбљен. Коришћење листова жетве и радног времена значи да можемо припазити на буџет и радно време сваког пројекта. “
„Сваки пројекат је другачији, али у основи се ради о комуникацији“, слаже се Цок. „Веома смо добри у међусобном ажурирању, па ако пројекти изгледају као да ће се прекорачити, обично имамо неко обавештење да пронађемо решење и што је најважније, обавестимо клијенте о свим променама плана. Тада је мој посао да пронађем потребно додатно време. Мислим на то као на играње тетриса - пуно појединачних елемената за кретање да би се пронашло најбоље. “
Овај чланак је првобитно објављен у Цомпутер Артс број часописа 260. Купи га овде.
Повезани чланци
- Како је клупска култура 90-их обликовала вашу креативну каријеру
- 5 великих трендова графичког дизајна 2016. године
- 7 ствари које треба узети у обзир приликом планирања ребренда
