Садржај
Као тимови, морамо се прилагодити бољој комуникацији како бисмо олакшали рад на пројекту. Чак се и најбољи од нас повремено спотаку, али ови савети би требали помоћи комуникацији.
Као опште правило, у пројекту не постоји прекомерна комуникација. Морате бити врло детаљни и доследни када је реч о развијању пројектних захтева и приступа. Ако се детаљ погрешно саопшти, циљеви се могу искочити и изгубићете време и изазвати фрустрацију.
Поделите информације
На почетку пројекта, седите са својим тимом и разговарајте о вашем буџету, обиму, временском року и захтевима. Ово ће осигурати да сви у тиму буду свесни и одговорни за здравље пројекта. Такође припазите да доделите пројектне улоге и одговорност за то да комуникација тече и буде документована.
Као тим посветите се дељењу информација, знајући да би узимање три до пет минута за дељење потенцијално критичних информација са својим тимом могло свима уштедети стрес. Коришћење алата попут Басецампа за држање свих тих информација олакшаће добру комуникацију и размену знања. Знати када и где би требало да се догоди комуникација и како се то документује, пола је битке у рату против лоших комуникација.
Генерално, 15-минутни тимски преглед дневних задатака може вам ићи у корист. Једноставно обиђите собу и пружите свима прилику да разговарају о томе на чему раде. Присилиће све у тиму да се организују и осећају одговорнима за задатке.
Ако имате посла са клијентима, добра је пракса да седмично одржавате статусни састанак како бисте били у току са свим пројектним питањима. Не само да ће вас и ваше клијенте држати на правом путу, већ ће вам бити искрени у погледу временског распореда, задатака, ставки активности, буџета и ризика. Из перспективе клијента, нема ништа горе од сазнања о пројектном питању које се могло избећи док не буде прекасно.
Не заборавите да се мало забавите својим статусним састанцима. Искористите време за сустизање. Ако нађете времена да се упознате кад за то имате времена, то ће вам олакшати превазилажење проблема када је то потребно.
Образовати клијенте
Као дизајнер или програмер, имате поступак који вам одговара. Дељење „зашто“ и „како“ до вашег резултата помоћи ће вам објаснити време, концепте и зависности вашег рада. Предузимањем додатног корака за документовање и објашњавање вашег рада показује вашем тиму и клијентима да вам је стало до тога како се рад прима, критикује и користи. Осим тога, едукација клијената о вашем пројектном процесу помаже им да боље разумеју ваш рад и омогућава им да буду ваш шампион. То је вин-вин ситуација.
Желите да се забавите и генеришете још идеја? Закажите сесије мозга и привуците чланове пројектног тима у идеје пре него што постану проблематика обима. Ако програмер седи са дизајнером и разговара о идеји, може вам помоћи да се придржавате временског следа и буџета.
Током расправе о очекивањима комуникације вашег пројекта, договорите се о нивоу сарадње. Обавезно имајте циљ за радне сесије и увек бележите понети. Делите листе обавеза, тимски пратите под-задатке и непрестано делите напредак и зависности.
Брже градите
Ако видите да члан тима заостаје за неким задатком, будите проактивни и питајте о њему. Поента отворене листе обавеза је да увек будете у току са статусом посла. Листа ће подстаћи комуникацију у реалном времену путем личног или интернетског разговора. Идеја је радити на отвореном и делити напредак у изградњи тимске подршке. Ова активност помаже људима да брже граде производе.
Без обзира шта радили, морате се посветити бољој комуникацији. Нека ове боље комуникацијске праксе функционишу за вас у атмосфери која прихвата дискусију, дебату, управљање задацима и добар стари напоран рад.
Речи: Бретт Харнед
Бретт Харнед је потпредседник управљања пројектима у компанији Хаппи Цог. Такође организује Дигитал ПМ Суммит. Овај чланак се првобитно појавио у издању нет магазина 253.
